Tiêu chí
Để đảm bảo hồ sơ được duyệt, bài báo và hội nghị tham dự phải đạt một số tiêu chí mà Quỹ đưa ra:
- Nhà khoa học đang thực hiện đề tài do Quỹ hỗ trợ, hoặc Nhà khoa học là người dưới 35 tuổi.
- Quỹ đánh giá hội nghị dựa trên lịch sử của hội nghị, uy tín của đơn vị tài trợ hội nghị, uy tính của các nhà khoa học khách mời hay uy tính của ban tổ chức.
- Ưu tiên: Hội nghị được liệt kê trong danh sách của Thomson Reuters hoặc bảng xếp hạng của ERA.
- Ưu tiên: Người xin tài trợ là keynote speaker, track chair/co-chair, hoặc được giải thưởng bài báo xuất sắc.
Quy trình
Tổng thời gian NAFOSTED duyệt, chấp nhận và xử lý hồ sơ trung bình mất từ 1-2 tháng. Hồ sơ xin tài trợ của NAFOSTED bao gồm:
- Đơn đề nghị tài trợ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
- Thông báo của Ban tổ chức kèm theo địa chỉ trang web giới thiệu về hội nghị, hội thảo;
- Thư mời tham dự và trình bày báo cáo khoa học tại hội nghị, hội thảo;
- Báo cáo khoa học sẽ trình bày tại hội nghị, hội thảo;
- Lý lịch khoa học của người nộp đơn đề nghị tài trợ;
- Dự toán kinh phí đề nghị Quỹ tài trợ, trong đó nêu rõ các khoản chi phí được ban tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc các tổ chức khác cam kết tài trợ - nếu có.
Tất cả tài liệu này phải được điền đầy đủ, có chữ ký của cá nhân và xác nhận của cơ quan đang làm việc/học tập, sau đó gửi đường bưu chính đến địa chỉ: Tầng 4, Số 39 Trần Hưng Đạo, P. Hàng Bài, Q. Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Các tài liệu (1), (5) và (6) có mẫu từ website chính thức của Quỹ.
Tài liệu (3): trong thư mời phải đề cập rõ ràng đây công trình khoa học được công bố dạng báo cáo, không phải dạng poster. Quỹ còn bắt buộc trong thư mời phải đề cập đến chi tiết oral presentation.
Tài liệu (4): Gửi kèm email thông báo và các đánh giá của hội nghị.
Khoảng một tuần sau khi gửi hồ sơ thì bên Quỹ sẽ liên lạc và yêu cầu cập nhật hoặc chỉnh sửa một số hồ sơ. Trong đó chủ yếu liên qua đến Dự Toán Kinh Phí (Tài liệu 6). Bên Quỹ sẽ thanh toán tiền vé máy bay, tuy nhiên người xin tài trợ có thể nhờ thay đổi chuyến bay hoặc thay đổi hãng bay để phù hợp hoặc cân đối các khoản chi phí. Người xin tài trợ có thể được Quỹ hỗ trợ tối đa trong 5 ngày, tuy nhiên nếu người xin tài trợ ở lại lâu hơn, thì những ngày còn lại sẽ không nằm trong phần hỗ trợ của Quỹ. Thông tin chi tiết về các khoản trong tài liệu này được trình bày cụ thể trong thông tư 102/2012/TT-BTC.
Điểm lưu ý là toàn bộ tiền hỗ trợ được tính bằng đơn vị USD và sau đó khi quyết toán được quy đổi theo tỉ giá VND và USD. Kể cả khi tham dự hội nghị ở các nước không dùng đồng USD thì các khoản chi phí trong dự trù bắt buộc phải đổi sang USD.
Trong trường hợp được hỗ trợ, NAFOSTED sẽ thanh toán trước tiền vé máy bay. Tất cả các khoản tiền còn lại sẽ được NAFOSTED quyết toán sau. Trong quá trình tham dự hội nghị, người báo cáo phải xin hoá đơn có con dấu (xanh hoặc đỏ) hoặc có chữ ký xác nhận của thư kí hội nghị.
Khi hoàn tất chuyến báo cáo hội nghị, người báo cáo phải nộp lại hồ sơ (gửi đường bưu điện) các hồ sơ sau:
- Vé lên máy bay (boarding pass).
- Hoá đơn của hội nghị.
- Chứng nhận tham dự hội nghị.
- Hợp đồng bảo hiểm.
- Bản photo Passport.
- Dự toán kinh phí được hiệu chính lại. Thông thường sẽ không khác so với bản trước đó nhưng có thể thay đổi liên quan đến tỉ giá hiện tại hoặc các chi phí phát sinh.
Sau khi gửi toàn bộ hồ sơ này đến Quỹ, Quỹ sẽ giải quyết và sẽ có thông báo danh sách được quyết toán của Quỹ. Trong khoảng 1 tuần kể từ sau khi có thông báo, tiền hỗ trợ sẽ được gửi vào tài khoản ngân hàng.
Kinh nghiệm cá nhân
- Thương lượng về vé máy bay để có thể có vé rẻ hơn, thay đổi thời gian bay để có thể ở lại hội nghị lâu hơn.
- Khi xin giấy chứng nhận tham dự hội nghị và hoá đơn thì xin con dấu và kèm cả chữ ký của thư ký hội nghị.
- Nộp đơn hội nghị trước 2 tháng để đảm bảo cập nhật kịp hồ sơ.